Firmenhandy: Worauf Arbeitgeber, Arbeitnehmer und Selbstständige beim Diensthandy achten sollten

Der Business-Vertrag und das Firmenhandy sind ein wichtiger Teil der Unternehmenskommunikation. Auch für Solo-Selbstständige und Freelancer haben leistungsstarke Handys und Geschäftskundentarife viele Vorteile. Doch welche Smartphones sind für Unternehmer geeignet und welche Kosten und steuerlichen Vorteile sind zu erwarten?

In dieser Übersicht werfen wir einen Blick auf die verschiedenen Optionen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer und geben Dir Antworten auf die häufigsten Fragen zu Firmen- und Diensthandys.

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1. Warum ein Firmenhandy?

Du möchtest Dir selbst als Geschäftsführer oder auch Deinen Mitarbeitern ein Firmenhandy stellen? Das kann tatsächlich eine sinnvolle Idee sein. Denn ein gutes und modernes Diensthandy ermöglicht es, die täglichen Aufgaben als Unternehmer smart und schnell zu erledigen. Mit den passenden Apps lassen sich Termine verwalten und auf mehreren Geräten synchronisieren, Aufgaben priorisieren, Dokumente bearbeiten, teilen und noch mehr.

Doch kann all diese Arbeit nicht auch ein einfaches privates Smartphone erledigen? Ja, richtig. Aber es gibt einige Gründe, die für ein Diensthandy sprechen – davon profitieren Arbeitnehmer wie Arbeitgeber, besonders aber Selbstständige, die rundum die Uhr arbeiten:

1.1. Sicherheit

Ein professionelles Unternehmen sollte den Zugriff auf sensible Daten, Dokumente und Logins möglichst gut absichern und auf das Nötigste einschränken. Während die private Handynutzung oft leichtfertig und unbedacht erfolgt, steht bei Firmenhandys die Sicherheit an oberster Stelle. Die neuesten Updates, Zwei-Faktor-Authentifizierungen und einige Sicherheitsmaßnahmen tragen dazu bei, dass das Diensthandy besser auf die Ansprüche eines Unternehmens vorbereitet ist als ein normales Handy.

1.2. Strikte Trennung von Arbeit und Freizeit

Dies macht sich auch bei der Nutzung bemerkbar: Ein Mitarbeiter geht mit seinem Firmenhandy einfach anders um als mit seinem privaten Gerät. Auch für kleine Einzelunternehmer ist die Nutzung eines separaten Handys für die Arbeit sinnvoll: Solange man das Diensthandy in der Hand hat, ist man im Arbeitsmodus. Legst Du dein Handy aber ab oder schaltest ihn aus, dann bist Du im privaten Modus.

Du kannst also einfacher von der Arbeit abschalten! Bei Nutzung eines einzigen Smartphones für Arbeit und Privates bist Du aber ständig mit der Arbeit konfrontiert. Mit der Zeit sorgt dies für Stress, schlechten Schlaf und mindert auch Deine Leistungsfähigkeit bei der Arbeit.

1.3. Steuerliche Vorteile

Fazit bis hierher: Firmenhandys haben viele Vorteile, sowohl für Mitarbeiter, als auch für den Chef oder einem einzelnen Gewerbetreibenden. Davon profitiert Dein Business insgesamt.

Kleiner Nachteil: Ein Firmenhandy hat natürlich eigene Kosten für das Gerät sowie für den Vertrag. Auf der anderen Seite hat jede Betriebsausgabe aber auch steuerliche Vorteile. Durch Kosten minderst Du Deinen Gewinn und musst für das Jahr weniger Gewerbesteuer oder Einkommensteuer zahlen. Außerdem profitierst Du als umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer oder Freiberufler davon, dass Du nur die Netto-Preise berücksichtigen musst. Die Mehrwertsteuer kannst Du einfach im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung vom Finanzamt zurückverlangen. Wie das genau funktioniert, besprichst Du am besten mit dem Steuerberater.

2. Welche Kosten kommen auf Selbstständige und Freiberufler zu?

Ein Firmenhandy ist eine wichtige Investition in die Zukunft. Aber bevor Du einen Vertrag abschließt, solltest du dein Budget und deine Anforderungen genau prüfen. Wichtig zu beachten ist, dass du als Selbstständiger oder Freiberufler im privaten Bereich nur für deine persönlichen Kosten aufkommst und keine steuerlich absetzbaren Kosten übernehmen musst.

2.1 Der Vertrag für Geschäftskunden

Du musst also sicherstellen, dass Du einen Business-Vertrag bekommst, der alle geschäftlichen Bedürfnisse, etwa beim Datenvolumen, Cloud, Multi-SIM-Karten, Roaming und beim Service erfüllt. Auf diese Weise vermeidest Du es, private Accounts und Ausgaben für geschäftliche Zwecke einsetzen zu müssen.

All diese Leistungen und Optionen sind in der Regel nur unwesentlich teurer als bei einem Mobilfunkvertrag für Privatpersonen. Ein Handytarif für Geschäftskunden ist daher schon unter 10 Euro pro Monat zu haben. Bei großem Bedarf an Datenvolumen und Speed (etwa 5G) und Cloud-Speicherplatz gehen die Kosten dann schon Richtung 20 Euro monatlich und mehr. Nach oben sind je nach Anforderung kaum Grenzen gesetzt.

2.2. Firmenhandy mit Vertrag: Vergleich Sofortkauf vs. Vertragsgerät

Des Weiteren kommen die Kosten für das Firmenhandy hinzu. Wenn es das neueste iPhone oder ein vergleichbares Flaggschiff-Modell sein soll, empfehlen wir den Kauf des Handys im Rahmen eines Vertrags, damit das Gerät monatlich abbezahlt wird. Ein Firmenhandy mit Vertrag hat im Vergleich zum Sofortkauf steuerliche Vorteile:

Denn sehr teure Geräte können Unternehmen nicht sofort absetzen, sondern müssen den Kaufpreis über mehrere Jahre abschreiben, also jedes Jahr nur einen kleinen Betrag. Beim Handyvertrag können die monatlichen Kosten aber sofort als betriebliche Ausgabe gebucht und vom Gewinn des Unternehmens abgezogen werden. Entscheidend ist die sogenannte GWG-Grenze, also die Grenze für geringwertige Wirtschaftsgüter. Die Höhe der GWG-Grenze 2023 beträgt 800 Euro netto. Es gibt aber einiges bei der Aufzeichnungspflicht zu beachten.

TIPP: Es ist wichtig, dass Du die richtigen Mitarbeiter für den Business-Vertrag auswählst, denn nicht jeder Mitarbeiter benötigt dasselbe Maß an Leistung. Wenn es darum geht, wie viel ein Diensthandy kosten darf, hängt das natürlich von Deinen Anforderungen und Deinem Budget ab. Einige Unternehmen setzen ein festes Budget für Diensthandys fest; andere bieten ein bestimmtes Paket an, das bei Bedarf hinzugefügt werden kann. So oder so solltest Du Dir die Zeit nehmen, um die verschiedenen Optionen zu vergleichen und herauszufinden, welcher Vertrag am besten zu Deinem Unternehmen passt.

3. Wer bekommt ein Diensthandy?

Du möchtest wissen, wer ein Firmenhandy erhält und was erlaubt ist, wenn es um die Kosten geht? Zunächst einmal musst Du Dir darüber im Klaren sein, dass nicht jeder Existenzgründer und Startup-CEO ein Diensthandy mit Vertrag bekommt. Vor dem Vertragsabschluss führen Mobilfunkanbieter in der Regel eine Bonitätsprüfung durch. Bei Gewerbetreibenden und Selbstständigen verlangen Vodafone, Telekom, O2 und Co. meistens zunächst einen Nachweis über die Selbstständigkeit, sofern der Vertrag auf einen Firmennamen beantragt wird.

3.1. Probleme bei Neugründung

Als Nachweis können die Gewerbeanmeldung oder Steuerbescheide dienen. Diese Nachweise sollten aber etwas älter sein, damit der Anbieter sehen kann, dass das Business bereits länger besteht. Bei Neugründungen ist das Risiko einer Insolvenz nämlich zu hoch. Dieses Risiko möchten Telekom, Vodafone und Co. nicht tragen. Daher werden Firmenhandy-Verträge für neue Unternehmen oft abgelehnt.

Dies trifft aber oft nur auf kapitalschwache Unternehmen zu, etwa mit der Rechtsform UG (haftungsbeschränkt) sowie für Personengesellschaften, etwa eine GbR sowie für Einzelunternehmer. Für eine GmbH ist der Abschluss eines Vertrags für Firmenhandys in der Regel kein Problem. Wichtig zu wissen ist jedoch, dass auch bei Unternehmen Bonitätsprüfungen durchgeführt werden.

Tipp für Freiberufler und Neugründer: Wer als Einzelunternehmer gründet oder freiberuflich arbeitet, sollte einen gewöhnlichen Vertrag auf den Privatnahmen abschließen. Dann sollte die Zusage kein Problem darstellen, sofern die Bonität nicht grottenschlecht ist. Wichtig ist nur, dass als Konto für den Einzug der Kosten nicht das Privatkonto angegeben wird, sondern das Geschäftskonto. Das heißt: Ein Privatvertrag wird geschäftlich genutzt und der Freiberufler kann die Kosten entsprechend beim Finanzamt geltend machen.

3.2. Firmenhandy für Mitarbeiter

In der Regel erhalten Angestellte, die häufig unterwegs sind und für die eine mobile Kommunikation wichtig ist, ein Firmenhandy. Dazu gehören zum Beispiel Verkäufer, Manager oder Außendienstmitarbeiter. Der Business-Vertrag, den die Firma mit dem Netzbetreiber abschließt, sollte eine Kostenobergrenze beinhalten und einen Überblick darüber geben, für welche Kosten die Firma aufkommt. Der Mitarbeiter wiederum muss sich bewusst sein, dass er für private Nutzungen des Firmenhandys in der Regel selbst aufkommen muss.

Sinnvoll sind Firmenhandys auch für Mitarbeiter, die im Homeoffice arbeiten, sofern diese häufig mit Kunden oder Arbeitskollegen telefonieren müssen. Dafür reicht in der Regel aber ein günstiges Handy völlig aus. Ein Datenvolumen ist dann meistens unnötig. Eine gute Bluetooth-Funktion des Gerätes sollte aber berücksichtigt werden, damit die Gespräche mit einem Headset ohne Verbindungsabbrüche durchgeführt werden können.

Wann ein neues Firmenhandy zur Verfügung gestellt wird, ist oft im Arbeitsvertrag geregelt. Von den Nutzungsanforderungen und der Position des Mitarbeiters hängt es ab, wie oft ein neues Handy nötig wird. Du kannst eine Kostenübernahme für Diensthandys im Arbeitsvertrag vereinbaren.

4. Vorteile von Business-Tarifen für Geschäftskunden

Grundsätzlich können alle Unternehmen, die mehrere Handyverträge für ihre Mitarbeiter abschließen, einen Business-Tarif beantragen. Der Preis für ein Firmenhandy hängt dabei auch davon ab, ob viele Verträge gleichzeitig abgeschlossen werden. Zu den großen Vorteilen von Geschäftstarifen zählen:

• Priority Hotline für schnelle Klärung von Problemen mit dem Kundendienst
• Hohes Datenvolumen
• Schnelles Internet, High-Speed Surfen, LTE und 5G
• Austausch alter Geräte gegen neues Handy
• Schneller Austausch bei Defekten

Natürlich hängen diese Leistungen aber vom abgeschlossenen Vertrag ab.

5. Ist die Privatnutzung des Firmenhandys erlaubt?

Wer ein Firmenhandy nutzen darf, hängt vom Unternehmen, dem Arbeitsvertrag und den vereinbarten Konditionen ab. In vielen Firmen ist es nur Managern und Führungskräften erlaubt, ein Diensthandy auch privat zu nutzen. Andere Unternehmen erlauben es allen Mitarbeitern, ein Firmenhandy zu bekommen und diese auch für private Zwecke einzusetzen. Auch die Regelung einer Zuzahlung durch den Arbeitgeber für den Kauf eines Handys ist gängige Praxis.

5.1. Privatnutzung als Mitarbeiter

Bevor Du ein Diensthandy für private Gespräche und zum Surfen oder auch für den Versand privater Emails benutzt, solltest Du Dich beim Arbeitgeber darüber informieren, ob die Privatnutzung erlaubt ist und welche Einschränkungen gelten. Dies ist wichtig, um den Arbeitsplatz nicht zu gefährden.

Denn der Arbeitgeber kann oft anhand von Nutzungsdaten und Abrechnungen nachvollziehen, inwiefern eine Privatnutzung stattgefunden hat. Bei Verstoß gegen die Nutzungsbedingungen kann dann eine Abmahnung oder gar die Kündigung erfolgen.

VORSICHT! Auch wenn viele Mitarbeiter denken, dass eine Überwachung seitens des Arbeitgebers gegen Datenschutzgesetze verstößt, gibt es hier Ausnahmen: Die Überwachung bestimmter Aktivitäten ist in einigen Branchen durchaus üblich. Die Erfassung der Arbeitszeiten und ein Nachweis darüber ist für Arbeitgeber in der EU sogar vorgeschrieben.

Darüber hinaus kann der Arbeitgeber oft sehen, welche Apps benutzt wurden oder welche Dokumente in der Firmen-Cloud wann bearbeitet worden sind. Daraus kann er Schlüsse über die Nutzung des Handys und die Erfüllung der Arbeitszeiten ziehen.

5.2. Privatnutzung als Selbstständiger oder Gesellschafter

Selbstständige, die ihr Firmenhandy privat nutzen möchten, sollten mit dem Steuerberater klären, ob die Nutzung einen geldwerten Vorteil darstellen kann. In diesem Fall müsste das Handy als Teil der Vergütung des Geschäftsführers oder als Gewinnentnahme der Gesellschafter versteuert werden.

6. Fazit: Warum ein Firmenhandy sinnvoll sein kann

Am Anfang stand also die Idee, ob ein Firmenhandy sinnvoll sein kann sowie die Frage, wer ein Firmenhandy bekommt und was es kosten darf. Die Antwort ist einfach: Es kommt ganz darauf an. Je nach Unternehmensgröße, Struktur und Budget können sich die Regeln und Kosten stark unterscheiden.

Daher ist es wichtig, dass jedes Unternehmen eine eigene Regelung für die Verteilung und den Einsatz von Diensthandys ausarbeitet. Wenn man sich an diese Richtlinien hält, kann man die Kosten für ein Firmenhandy im Rahmen halten und gleichzeitig die richtigen Mitarbeiter für den Business-Vertrag auswählen und von den Vorteilen als Geschäftskunde profitieren.

Die steuerlichen Aspekte sollten im Detail mit dem Steuerberater besprochen werden. Grundsätzlich lohnt es sich aber, Firmenhandys mit Vertrag monatlich abzuzahlen statt ein Gerät sofort zu kaufen. Zumindest bei sehr teuren Geräten ist dies die Praxis. Bei günstigeren Smartphones kommt der Sofortabzug für geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) in Betracht.

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